Guide: Sådan styrer du uden om overspringshandlinger
Tekst: Britt Esrom
30 minutter. Så meget tid kan du vinde om dagen, hvis du følger denne guide til at undgå overspringshandlinger. Det lover manden bag rådene i hvert fald.
”Man overspringshandler typisk, når man mister overblikket. Det kan nemt ske, hvis man f.eks. har for mange opgavelister. Når man bruger alt fra post-its til kinabøger og lister på computeren, skal det jo nærmest gå galt,” siger Jens Dahlsgaard, som er partner og cheftræner i konsulentvirksomheden NYE Visioner.
Planlæg, og prioriter
Clean desk, clean box, clean mind. Det er Jens Dahlsgaards mantra. For når man har styr på skrivebordet og indbakken, har man også nemmere ved at samle tankerne.
”Det handler dybest set om tid, overblik og prioritering. Begynd dagen med at lægge en plan, og prioriter de vigtigste opgaver,” siger han og fortsætter:
”Så kan du altid justere planen undervejs, hvis noget uventet opstår. Og det gør der jo altid. Men når du har en plan, er det nemmere at rette til, når du støder på de nye udfordringer.”
Tid til at holde fri
Med overblik og prioritering får du altså 30 minutter foræret i løbet af en arbejdsdag. 30 minutter, som du ellers ville bruge på dobbelttjek af indbakken og på få styr på rodet i hovedet. Men det er ikke den eneste fordel.
”Det giver et bedre arbejdsliv, fordi du slipper for frustrationer over ikke at kunne nå dine opgaver. Det frigiver også mere tid til privatlivet,” siger Jens Dahlsgaard.
”Du slipper simpelthen for at tænke på arbejde, når du har fri. Det gør tiden med familien og venner mere værdifuld.”
Jens Dahlsgaard er partner og cheftræner hos konsulentvirksomheden NYE Visioner. Han har tidligere arbejdet som filialdirektør i Nordea med fokus på planlægning og prioritering.
Har flere års erfaring som underviser i planlægning og personlig effektivitet herhjemme og i udlandet.
Sådan gør du
Brug én opgaveliste. Og kun én.
Mødeforberedelse, noter til MUS og diverse projekter. Det kan være svært at holde styr på mange opgaver samtidigt. Men du hjælper ikke dig selv ved at have mange opgavelister.
Brug derfor kun den opgaveliste, som er i dit mailprogram. Så skal du nemlig kun kigge ét sted for at tjekke status på opgaver.
Læg en slagplan hver dag.
Manglende overblik kan hurtigt fylde dagen med overspringshandlinger. Brug derfor fem minutter hver morgen på at udvælge og prioritere dagens tre vigtigste opgaver.
Prioriter opgaverne efter deadline og vigtighed. Tag også højde for, om din dag er spækket med møder. Så kan det nemlig være, at dagens opgaver skal være relativt nemme.
Husk også at opdatere opgavelisten i løbet af dagen, så du ved, om du er på rette kurs. Når dagen er slut, tjekker du igen status på opgavelisten.
Saml de små opgaver.
Saml alle de små opgaver og få luget ud i dem én gang for alle. Vi bruger enormt meget tid på hele tiden at sparke de små opgaver til hjørne.
Rådet er, at du skal sætte dig et uforstyrret sted, slukke mobilen, og slå mailviseren fra i dit mailprogram.
Hvis du ved, at det f.eks. tager et par timer at løse småopgaverne, så tjek mobilen og mailen hver halve time, så du ikke går glip af vigtige samtaler og mails.
Forbered dig på dine møder.
Mange af os kommer uforberedte til møder. Det gør mødet til et oplagt sted for overspringshandlinger, hvor man zoomer ud og f.eks. tjekker mails i stedet for.
Fejlen er, at vi ofte skubber mødeforberedelsen til fem minutter i mødestart.
Rådet er derfor at printe mødeindkaldelsen ud, så snart den tikker ind i indbakken. Når du har den på print, kan du løbende notere tanker, idéer og opgaver, der skal drøftes til mødet.
Hold TOPmøde hver fredag.
Dette er ugens vigtigste møde. Der er ikke tale om et topmøde med ledelsen, men derimod om et topmøde med dig selv.
TOP står for Tid, Overblik og Prioritering. Det ligger hver fredag og varer cirka en halv times tid.
Her skal du identificere næste uges 2-3 vigtigste opgaver. Tjek også, om din indbakke er tom jævnfør tankegangen om clean desk, clean box, clean mind. Hvis det er tilfældet, så luk ned for computeren og gå på weekend.
Kilde: Jens Dahlsgaard, partner og cheftræner, NYE Visioner.
