Sådan giver du feedback, så andre lytter
Har du nogensinde oplevet, at din kollega har efterspurgt din feedback? Ja, så gør du højst sandsynligt noget rigtigt. For hvis feedback bliver brugt korrekt, kan den nemlig både spille dig og dine kolleger bedre, lyder det fra en ekspert.
”Mange arbejdspladser bruger feedback som værktøj, og dem, der gør det bedst, er også bevidste omkring deres formål,” siger Maj Bjerre, som er erhvervsrådgiver, foredragsholder og forfatter til bl.a. ’FEED BACK - så du bliver hørt’.
Målrettet og relevant
Ifølge hende er én af faldgruberne, at mange giver feedback alene for feedbackens skyld.
”I Danmark har vi for vane, at alle giver feedback til alle, men det er ikke nødvendigvis sådan en feedback fungerer bedst,” siger hun og tilføjer, at det kan være en god ide at skabe en struktur omkring, hvem der skal udveksle feedback og hvornår.
Maj Bjerre, erhvervsrådgiver, foredragsholder, coach og forfatter til blandt andet ’FEED BACK - så du bliver hørt’.
”Både kollektivt og individuelt skal man spørge sig selv om, hvad feedbacken skal bruges til, og hvem den er relevant for, ligesom man skal overveje, hvem der skal give feedback i den konkrete situation.”
1. Støb fundamentet
Hvis feedback skal bruges som arbejdsredskab, skal alle vide, hvorfor og hvordan I udveksler feedback hos jer. Dvs. rammerne, spillereglerne og formålet skal være tydelige for enhver.
Måske kan det være en hjælp for jer at tænke på, at fundamentet for jeres feedback skal kridte banen op for, hvordan I kan spille hinanden gode.
2. Tilbyd din feedback
Har du nogensinde fået feedback, som du ikke har efterspurgt? Så er du ikke den eneste. Hvis feedback skal spille dig og dine kolleger gode, er det afgørende, at den bliver sendt af sted i den rigtige ånd og på det rigtige tidspunkt. Det betyder, at du som afsender skal tilbyde din kollega feedback. Tænk på feedbacken som en gave, du stiller til rådighed. Du skal altså spørge din kollega, om vedkommende vil have den, og dernæst skal I finde tiden til det. Husk på, at det også er helt i orden, hvis din kollega siger nej tak til feedback.
3. Undgå holdninger og meninger
Den gode, konstruktive feedback er målrettet, relevant og værdifuld. Det lyder måske banalt, men ofte sker det modsatte faktisk. Dvs. vores feedback til hinanden bliver en slags 360 graders evaluering, der typisk fokuserer på subjektive holdninger og meninger. Konstruktiv feedback fokuserer derimod på observeret adfærd. Den peger f.eks. på, hvilke elementer i kollegaens præsentation, der ikke fungerede, eksempelvis kropssprog, stemmeleje etc. Ved også at være nysgerrig på din kollegas intention med sin ageren, kan du faktisk hjælpe hende yderligere. Spørg f.eks. ind til, hvad hun ønskede at opnå med præsentationen. Dermed kan du målrette din feedback, så den giver mest mening.
4. Vurder, om andres feedback giver mening
Selvom en feedback er målrettet, relevant og værdifuld, betyder det ikke nødvendigvis, at den også giver mening i forhold til opgaven eller situationen.
Forestil dig, at du skal afvikle en præsentation. Du vælger at skrotte din PowerPoint- præsentation og eftersende nøgletal. Bagefter siger en kollega, at du burde have suppleret med PowerPoint. En anden synes derimod, at det var rart, at du ikke brugte PowerPoint.
Dit oprindelige mål var at få fuld opmærksomhed omkring dit budskab på mødet. Så husk, at du ikke kan gøre alle glade, og foretag altid en vurdering af, om feedbacken giver mening i forhold til dit formål og din opgave.
5. Dyrk anerkendelse og værdsættelse
Feedback fokuserer ikke kun på, hvad der fungerer mindre godt. Den fokuserer også på, at hvad der fungerer godt – og hvorfor. Hvis du husker at anerkende og værdsætte dine kolleger i det daglige, viser du dem, at du ser dem. Det skaber et bånd af tillid mellem jer. Det gør også din kollega mere lydhør over for din feedback, når den kritisk, fordi hun allerede ved, at du vil hende det godt.
