Sådan bliver du mere effektiv

Træk et nummer og stil dig i køen. Sådan tænker du måske nogle gange om den kollega, der – igen – afbryder dig midt i en opgave.

Vi bruger nemlig rigtig mange timer på afbrydelser og ikke-planlagte opgaver. Faktisk lidt under en halv arbejdsdag, fortæller Trine Kolding, som er forfatter og underviser i personlig effektivitet.

”Det er jo umuligt at undgå at blive afbrudt. Sådan er det, når man befinder sig på en arbejdsplads, men der findes heldigvis forskellige metoder til at gøre noget ved det,” siger hun.

Få tid til fordybelse

Hun har undervist i personlig effektivitet i 19 år, ligesom hun er forfatter til flere bøger om emnet.

Trine Kolding mener ikke, at man som medarbejder skal stræbe efter større effektivitet alene af hensyn til chefen eller arbejdspladsen. Tværtimod skal man gøre det for sig selv og for teamet, fastslår hun.

”Vi skal spare tid for at få tid til f.eks. fordybelse, kvalitet og sparring med kollegerne. Det skal være motivationen.”

5 gode råd

1. Afstem ­forventninger

Mange af os går fejl af hinanden, fordi vi har forskellige måder at opfatte tid på. Trine Kolding taler faktisk om tre ”tidstyper”, nemlig tidsrealisterne, tidspessimisterne og tidsoptimisterne.

Gør dig selv den tjeneste at spørge din kollega, hvad han egentlig mener, når han siger, at opgaven skal være klar ”hurtigst muligt”. Vær så præcis i dit spørgsmål til ham som muligt. Spørg ham direkte, hvornår han skal bruge dit arbejde, så du bedre kan planlægge din arbejdsdag.

2. Registrér din tid

Mange af os undervurderer, hvor lang tid det tager at løse en arbejdsopgave. Og faktisk går op mod 40% af arbejdsdagen med ikke-planlagte opgaver. Dvs. opgaver, som ikke var på dagens opgaveliste. F.eks. ender mange af os med at bruge flere timer på at læse mails uden at have afsat tid til det.

Prøv at registrere din tid i en uge for at blive bevidst om, hvor lang tid du reelt bruger på den enkelte opgave.

3. Forbered dig på afbrydelser

Ifølge hjerneforskere tager det os mellem 30 sekunder og 20 minutter at skifte fokus fra én opgave til en anden. Men også her kan du hjælpe dig selv og forberede dig på de afbrydelser, der naturligt opstår i løbet af dagen. Næste gang din kollega har brug for din hjælp, så prøv at gøre noget andet, end du plejer. Køb dig selv noget tid ved at spørge hende, om du må vende tilbage om en halv times tid, eller når du er færdig med opgaven foran dig.

Hvis det drejer sig om et spørgsmål, som din kollega skal have svar på her og nu, så sig til hende, at du er klar om to minutter. Brug de to minutter på at notere ned, hvad du skal gøre, når du vender tilbage til opgaven. Det lyder banalt, men det virker faktisk.

4. Skab tid til dig selv

Selvom dine kolleger selvfølgelig skal kunne få fat på dig i løbet af arbejdsdagen, så sørg også for at få noget tid for dig selv. Find et tomt mødelokale, et stillerum eller et hjørne i kantinen. Pointen er, at du skal skaffe dig noget tid, hvor du kan få noget fra hånden.

5. Undgå overspringshandlinger

Hvis du virkelig vil styrke din effektivitet, skal du undgå overspringshandlinger. Dvs. den slags situationer, hvor du går frem og tilbage til den samme opgave flere gange uden at forholde dig til den. Det kunne f.eks. være at læse mails. Brug ’gør-det-nu-princippet, der går ud på, at du straks vurderer, om du skal gøre noget ved mailen eller ej. Der er også to-minutters reglen, hvor princippet er, at hvis det højst tager to minutter at besvare mailen, så gør det med det samme.