Sådan undgår du kedelige møder
Gab, gaab, gaaab. De fleste af os har nok prøvet at sidde i et møde, hvor vi er ved at gabe kæberne af led. Enten synligt eller i tankerne.
Hvis situationen også virker bekendt for dig, kan det give god mening at kaste et kritisk blik på mødekulturen på dit arbejde.
For det er ikke kun kedeligt, hvis mødekulturen hænger i laser. Det kan også være spild af tid, siger Kirsten Andersen, som er konsulent og ejer af Mnemosyne Kurser.
”De fleste virksomheder vil kunne frigøre 30–50% mødetid med en sund mødekultur,” siger konsulenten, som også er medforfatter til bogen ’Bedre mødekultur.’
Vend dagsordenen på hovedet
Ifølge Kirsten Andersen kræver det vellykkede møde en stram struktur.
”Rammen for mødet er en dagsorden, der skal sendes ud i god tid. Her skal det fremgå, hvilke punkter der skal drøftes, og hvor lang tid der skal bruges på hvert punkt,” siger hun og fortsætter:
”Det er en slags kontrakt, man indleder mødet med, og den skal sikre, at alle deltagere har samme udgangspunkt.”
Kirsten Andersen anbefaler også, at man vender dagsordenen på hovedet.
”Flere begår den fejl at tage de mindst væsentlige punkter først. Konsekvensen er, at man ender med at skøjte henover de mest væsentlige punkter, fordi de er placeret til sidst,” siger hun. og tilføjer:
”Det er også vigtigt at huske på, at både mødeindkalder og mødedeltagere har et ansvar for at afvikle et godt møde. Det bygger på et fælles ansvar.”
De fem gode råd
1. Overvej, om der er behov for et møde
Der er ingen tvivl om, at møder kan give rigtig god mening i nogle situationer. Men som mødeindkalder bør man først og fremmest overveje, om mødeformen er den bedste løsning i den konkrete situation.
Som mødeindkalder skal du derfor først og fremmest tænke over formål og behov. Skal vi løse et problem? Skal vi generere idéer? Eller skal vi udveksle erfaringer?
2. Få styr på dagsordenen
Intet møde uden dagsorden. Dagsordenen udgør mødets skelet og beskriver punkterne, der skal gennemgås, rækkefølgen og hvor lang tid der er afsat til hvert punkt.
Det er ikke nok at skrive ”ny hjemmeside” som et punkt på dagsordenen. Nej, skriv hellere, om der for eksempel skal orienteres om status på hjemmesiden, eller om der efterlyses ideer til indhold.
Husk også, at afsætte tid til hvert punkt, så I er sikre på at nå i mål inden mødet slutter.
3. Begræns antallet af deltagere
Når dagsordenen er på plads, er det tid til at kaste et kritisk blik på deltagerne.
Det er nemlig ikke sikkert, at alle deltagere skal med til hele mødet. Hvis ikke det er tilfældet, kan man f.eks. bygge mødet op, så man afvikler afdelingsmødet først og dernæst glider over i et møde, der kun gælder teknikerne.
Hvis du er mødedeltager, kan du lave samme øvelse. Måske er nogle af punkterne irrelevante for dig, og du kan drøfte at blive væk til specifikke punkter med mødeindkalderen.
4. Bind sløjfe om hvert punkt
Når I er i gang med mødet, så husk at samle op undervejs. Det skal ikke bare gøres som afrunding til sidst, men derimod efter hvert enkelt punkt.
Det fungerer godt, hvis mødelederen laver en såkaldt ”prøvebeslutning”.
Dvs. at mødelederen gentager, hvad man har drøftet og er nået frem til. F.eks.: ”På baggrund af vores snak, er vi så enige om, at Peter og Marianne nedsætter en arbejdsgruppe om emnet?”
På den måde har mødedeltagerne også mulighed for at korrigere eller protestere efter behov.
5. Husk referatet
Under mødet skal der naturligvis tages referat, og efter mødet skal referatet også ud.
Hvis ikke man grifler noter ned undervejs, risikerer man nemlig at drøfte nøjagtigt samme punkt på nøjagtigt samme måde næste gang.
Ved at sende referatet ud sikrer I, at mødets konklusioner og aftaler bliver fastholdt samt fremdrift fra møde til møde.
Kilde: Kirsten Andersen, konsulent og ejer af Mnemosyne Kurser.
